PaperCut es una solución de oficina sin papel que le permite mantener prácticamente todos los documentos fiscales en formato electrónico. Todos los documentos que normalmente imprimiría en su impresora ahora se pueden almacenar digitalmente, reduciendo sus gastos operativos al reducir los costos de papel, tóner y almacenamiento de documentos fiscales.
PaperCut agiliza el flujo de trabajo con solo presionar un botón para que pueda pasar menos tiempo buscando documentos. Siempre que imprima una declaración de impuestos, informe de transmisión, informe de clientes, etc., la información se almacenará en un directorio específico del cliente en su disco duro. Este directorio se puede ver en TaxSlayer Pro seleccionando el ícono de PaperCut. Si no ve el ícono en la parte superior de su pantalla, haga clic aquí.
Descripción de los botones de PaperCut
Tax Returns Cuando salga de una declaración de impuestos o seleccione 'Imprimir Declaración', se le preguntará:
'Do you wish to print the return to PDF?'
-Seleccione 'YES'
-Seleccione qué opción de impresión enviar a PDF: una copia, dos copias, etc.
-La declaración se mostrará en Adobe Acrobat Reader en su pantalla
-Cierre Adobe y la declaración se guardará en la carpeta Tax Returns ubicada en su disco duro
Para acceder a las declaraciones en PDF:
-Seleccione el ícono de PaperCut en la parte superior de la pantalla
-Seleccione Tax Returns
-Se mostrará una lista de declaraciones en PDF en la pantalla
-Haga doble clic en el SSN del contribuyente seleccionado
Se mostrará una lista de PDF para este cliente con el SSN, nombre, fecha en que se imprimió la declaración en PDF y el tamaño del archivo
-Haga doble clic en el nombre del archivo para abrir la declaración o el documento en Adobe.
Reports > E-File
Todos los informes de E-file, como los informes de declaraciones por enviar, informes de confirmación de transmisión, acuses de recibo y informes bancarios se guardarán automáticamente en la sección de informes de E-File de PaperCut cuando seleccione imprimir los informes. Para acceder a estos informes, seleccione:
-Reports > E-File Reports
-Haga doble clic en el nombre del archivo para ver el informe - Los informes se categorizarán por el tipo de informe y la fecha de generación.
Reports > Management
Los informes de gestión consisten en informes maestros e informes de clientes. Estos informes se generan desde el menú 'Reports' de TaxSlayer Pro, y se categorizarán por tipo de informe y fecha de generación.
E-mail: Compose/Archive
Puede enviar por correo electrónico a los clientes copias de su declaración de impuestos u otra información relacionada con impuestos de manera segura a través del centro de correo electrónico encriptado de PaperCut. Para enviar un correo electrónico a su cliente, necesitará obtener una dirección de correo electrónico válida. Para obtener información detallada sobre el envío de declaraciones por correo electrónico, haga clic en aquí.
¿Dónde se almacenan los informes?
Cuando imprima un informe en PDF, se guardará automáticamente en su disco duro. La forma más fácil de acceder a estos documentos es yendo a PaperCut y seleccionando el botón correspondiente. Sin embargo, si necesita acceder manualmente a estos informes, seleccione:
¿Cómo se almacenan electrónicamente los formularios W2, 1099 y otros formularios?
PaperCut le brinda la capacidad de escanear documentos fuente del cliente (Formularios W2(s), Formularios 1099(s), etc.) así como cualquier nota escrita a mano electrónicamente. Dependiendo del tipo de escáner, puede escanear documentos directamente desde dentro de la declaración de impuestos o escanear documentos con el uso del software del escáner.
Escanear documentos desde dentro de una declaración de impuestos
La opción de escaneo de documentos integrada de PaperCut permite a TaxSlayer Pro escanear directamente documentos desde su escáner compatible con TWAIN o WIA de hoja única/plano o alimentador automático de documentos (ADF). El escáner debe admitir funciones específicas de TWAIN o WIA para ser compatible con TaxSlayer Pro.
Desde el menú principal de la declaración de impuestos (Formulario 1040) seleccione:
- Personal Information
- Scan Documents
- Desktop Scanner
Escáneres compatibles
Hay docenas de escáneres de documentos disponibles en el mercado, y la mayoría probablemente funcionará bien con TaxSlayer Pro. A continuación se presentan algunos escáneres que han sido probados con éxito para su uso con TaxSlayer Pro:
| Modelo de Escáner | Controlador |
| Brother 8480DN | TWAIN |
| Canon DR-7550C | TWAIN |
| Canon DR-7580 | TWAIN |
| Canon DR-9080 | TWAIN |
| Epson GT-1500 | TWAIN |
| Epson Perfection V500 Photo | WIA |
| HP Officejet 4500 | TWAIN |
Escáneres incompatibles:
A lo largo de los años hemos descubierto varios escáneres que son incompatibles con TaxSlayer Pro:
- Neat - Compatible con TWAIN pero solo destinado a funcionar con el software Neat.
- Lexmark P6250 - Funciones no compatibles en TWAIN y WIA.
- Fujitsu ScanSnap - Sin controladores TWAIN o WIA. (Los controladores TWAIN y WIA están disponibles para otros escáneres Fujitsu).
Escanear documentos usando el software del escáner
Si su escáner no admite las funciones específicas de TWAIN o WIA necesarias para la compatibilidad con TaxSlayer Pro, aún puede escanear documentos fuente del cliente y notas con el uso del software del escáner. Le recomendamos que use un escáner con un alimentador automático de documentos, ya que los escáneres de cama plana pueden consumir tiempo si tiene varios documentos para escanear.
Desde el botón "Tax Returns":
-Haga doble clic en el cliente deseado
-Arrastre y suelte su archivo en el espacio en blanco que se muestra a continuación.JPG)
Recursos adicionales:
Desktop: Usando un escáner de códigos de barras 2D portátil