Si el contribuyente utiliza un automóvil o camión en su negocio, generalmente puede deducir los gastos relacionados con el automóvil o camión. La cantidad de gastos de automóvil y camión reportada en el Anexo C, Anexo E o Anexo F ya sea el total de los gastos reales o un cálculo basado en el kilometraje de negocios multiplicado por la tarifa estándar de kilometraje vigente.
No puede usar el kilometraje estándar para un vehículo que entra en la categoría de "vehículos calificados para uso no personal". Debe reportar los gastos reales del vehículo para dicho vehículo. Este tipo de vehículo no se presta para uso personal. Ejemplos incluyen un camión semi-remolque, autobús de pasajeros, coche fúnebre, camión de reparto con asientos solo para el conductor y una camioneta de mudanza. Consulte la Publicación 946 para más información si no está seguro si un vehículo encaja en esta categoría.
Los gastos reales incluyen elementos tales como depreciación, pagos de arrendamiento, mantenimiento, reparaciones, llantas, gasolina, aceite, seguro y tarifas de licencia y registro. Ciertos otros gastos relacionados con vehículos, como tarifas de estacionamiento, peajes, intereses y impuestos estatales y locales sobre propiedad personal, se tratan como deducciones separadas no relacionadas con vehículos.
Kilometraje Estándar
- El kilometraje estándar encapsula en un solo número todos los gastos operativos de un vehículo, incluida la depreciación. Si se usa el kilometraje estándar para un año, no se pueden deducir también los gastos reales para ese año. El kilometraje estándar no incluye ciertos gastos tratados como gastos no relacionados con vehículos, tales como tarifas de estacionamiento y peajes, intereses relacionados con la compra del vehículo e impuestos estatales y locales sobre propiedad personal, todos los cuales se deducen por separado.
- Si usa el kilometraje estándar, debe elegirse en el primer año en que el vehículo se pone en servicio. En años futuros, puede cambiarse a gastos reales, pero luego no puede revertirse a kilometraje estándar. Excepción: un vehículo arrendado no puede cambiar de kilometraje estándar a gastos reales.
- La decisión de usar el kilometraje estándar para un vehículo debe tomarse antes de la fecha límite para presentar la declaración.
- No puede usar el kilometraje estándar si cinco o más vehículos se usan simultáneamente en el negocio. Si se usan cinco o más vehículos, debe deducir los gastos reales.
- Para las tarifas estándar de kilometraje del IRS, haga clic aquí.
¿Puede cambiar de Kilometraje Estándar a Gastos Reales?
- La decisión de deducir gastos reales para un vehículo puede tomarse en cualquier momento durante la vida útil del vehículo, pero una vez elegido no puede cambiarse a kilometraje estándar.
- Si se cambia desde kilometraje estándar, debe usarse depreciación en línea recta para los años restantes en que el vehículo esté en servicio.
Gastos Reales
Varias advertencias:
- Si se usan gastos reales para calcular la deducción de un automóvil arrendado, existen reglas que afectan la cantidad de pagos de arrendamiento que pueden deducirse. Consulte Publicación 463 del IRS para más información.
- Los miembros de las Fuerzas Armadas que usan su propio vehículo para viajar por trabajo tienen derecho a deducir los gastos reales o la tarifa estándar de kilometraje para calcular los costos deducibles de operar su vehículo para la deducción de gastos de negocios no reembolsados en el Formulario 2106.
- Un vehículo comprado y vendido en el mismo año no puede depreciarse.
Depreciación
La depreciación es una deducción anual que ayuda a recuperar el costo u otra base de propiedad de negocio o inversión durante un cierto número de años. La depreciación comienza cuando la propiedad se usa por primera vez en un negocio o para la producción de ingresos. La propiedad deja de ser depreciable cuando el costo u otra base de la propiedad se ha recuperado completamente o cuando se vende o se retira del servicio, lo que ocurra primero. La depreciación se reporta en la declaración de impuestos en Formulario 4562.
El Formulario 4562 es requerido si está usando gastos reales y está depreciando el vehículo y/o reclamando una deducción bajo la Sección 179. El Formulario 4562 también generalmente se requiere para vehículos clasificados como propiedad listada, incluso si está usando kilometraje estándar.
Si está usando el módulo de depreciación en TaxSlayer Pro, el kilometraje del vehículo y sus gastos reales se ingresarán en el menú de Propiedad Listada, y el programa calculará tanto la depreciación como los gastos permitidos.
Se deben considerar varios elementos para asegurar la depreciación adecuada de una propiedad, incluyendo:
- El método de depreciación para la propiedad
- Si el contribuyente elige deducir alguna parte del activo
- La vida útil del activo
- Si el contribuyente califica para alguna depreciación “bonificada” del primer año
- Si la propiedad es “Propiedad Listada”
- La base depreciable de la propiedad, la base del vehículo
Todos estos aspectos se discuten en la Publicación 946 del IRS.
Ingresar información del vehículo en el Anexo C
Si no está familiarizado con la creación de un Anexo C en TaxSlayer Pro, haga clic aquí para más información.
Las instrucciones del Anexo C indican que si el contribuyente está usando kilometraje estándar y usa más de un vehículo en el año, debe adjuntarse una declaración a la declaración detallando la contribución de cada vehículo al gasto total. Cualquiera que sea el menú usado, listar cada vehículo por separado en el menú satisface este requisito.
El menú de Automóviles y Camiones
Elija entre cuatro opciones de menú basadas en (a) si el contribuyente está usando kilometraje estándar o gastos reales para determinar su deducción por gastos de automóvil y camión, y (b) si están obligados a presentar el Formulario 4562:
- Car & Truck (Std Mileage Rate - Schedule C) - Seleccione si el contribuyente reclama kilometraje estándar y no está obligado a presentar el Formulario 4562 por cualquier otra razón. El/los vehículo(s) ingresados serán detallados en la Parte IV del Anexo C.
- Car & Truck (Actual Expenses - Schedule C) - Seleccione si el contribuyente reclama gastos reales pero no está usando el módulo de depreciación de TaxSlayer Pro para calcular la depreciación. Ingresará los kilometrajes y gastos reales aquí, y el/los monto(s) de depreciación en el menú Formulario 4562 bajo el menú Depreciación.
- Car & Truck (Std Mileage Rate - Form 4562) - Seleccione si el contribuyente está usando kilometraje estándar y está obligado a presentar el Formulario 4562. Ingresará los kilometrajes y otra información para la sección de Propiedad Listada del Formulario 4562.
- Car & Truck (Actual Expenses) - Este menú es un acceso directo al módulo de depreciación para ingresar información sobre el vehículo para calcular la depreciación y también ingresar sus gastos reales.
- Amount to Adjust Actual Expenses - Para un negocio que usa kilometraje estándar, ingrese aquí el total de tarifas de estacionamiento y peajes.
Si se está calculando depreciación, en el menú de Gastos del Anexo C seleccione
- Depreciation
-
Depreciation Module - Seleccione New e ingrese la información del vehículo:
- Description - Ingrese una descripción que facilite distinguir el vehículo en los estados de depreciación.
- Date Placed in Service - Ingrese la fecha en que el vehículo fue puesto en servicio, que puede o no coincidir con la fecha de compra.
- Cost - Ingrese el costo del vehículo neto de cualquier valor de intercambio en otro vehículo. Esta es la base del vehículo para el Anexo C.
- Business Percentage - Cambie desde 100% si no se usa únicamente para fines comerciales.
- Federal Section 179 - Si el contribuyente está tomando la deducción de la Sección 179, ingrese el monto permitido.
- State Section 179 - Si el contribuyente está tomando la deducción de la Sección 179, ingrese el monto permitido.
- Accumulated Depreciation - Deje en blanco si fue comprado en el año actual, de lo contrario ingrese la depreciación acumulada de años anteriores.
- Depreciation Method - Ingrese el método apropiado para este vehículo. Consulte Publicación 946 si tiene dudas, pero los vehículos de pasajeros y camiones generalmente son MACRS 5 AÑOS 200%.
- Indique si el contribuyente desea tomar la Depreciación Adicional.
- Si el vehículo es Propiedad Listada, seleccione esa línea del menú y responda Sí a la pregunta, indicando qué tipo de vehículo es y entrando los kilometrajes del vehículo. (Estos números de kilometraje se usan para determinar el porcentaje de uso comercial usado para ajustar los gastos del vehículo en proporción a cuánto se usó el vehículo para negocios versus uso personal.)
Ingresar información del vehículo en el Anexo E
Desde el Menú Principal de la Declaración de Impuestos (Formulario 1040) seleccione:
- Income Menu
- Rents, Royalties, Entities (Sch E, K-1, 4835, 8582)
- Rents and Royalties - Seleccione New o haga doble clic en la entrada que desea Edit. Seleccione Pull si preparó la declaración en TaxSlayer Pro el año pasado y desea transferir los datos.
- Ingrese la información de la propiedad en el Schedule E Rental Property Information Menu. Esto incluirá el nombre de la propiedad, la dirección de la propiedad y el código postal. La información de la ciudad y estado se llenará automáticamente según el código postal ingresado.
- Seleccione Expenses.
Elija entre las dos opciones de menú basadas en (a) si el contribuyente está usando kilometraje estándar o gastos reales para determinar su deducción por gastos de automóvil y camión, y (b) si están obligados a presentar el Formulario 4562:
- Car & Truck (Std Mileage Rate - Form 4562) - Seleccione si el contribuyente está usando kilometraje estándar y está obligado a presentar el Formulario 4562. Ingresará los kilometrajes y otra información para la sección de Propiedad Listada del Formulario 4562.
- Car & Truck (Actual Expenses) - Este menú es un acceso directo al módulo de depreciación para ingresar información sobre el vehículo para calcular la depreciación y también ingresar sus gastos reales.
- Amount to Adjust Actual Expenses - Si usa kilometraje estándar, ingrese aquí el total de tarifas de estacionamiento y peajes.
- Travel, Meals & Entertainment - Si usa kilometraje estándar, ingrese aquí la cantidad permitida de comidas durante viajes.
Si se está calculando depreciación, seleccione
- Depreciation Module - Seleccione New.
- Enter the Vehicle Information. Si el vehículo es Propiedad Listada, asegúrese de indicarlo e ingresar la información relacionada.
Ingresar información del vehículo en el Anexo F
Desde el Menú Principal de la Declaración de Impuestos (Formulario 1040) seleccione:
- Income Menu
- Farm Income (Sch F) - Seleccione New o haga doble clic en la entrada que desea Edit. Seleccione Prior si preparó la declaración en TaxSlayer Pro el año pasado y desea transferir los datos.
- Seleccione el Principal Business Activity Code. Este es un código usado por el IRS para clasificar el tipo de negocio que se opera.
- Ingrese la información requerida en el Schedule F Data Entry Menu.
- En el Schedule F - Questions Menu, hay varios elementos que necesitan revisión. Las preguntas en este menú están predeterminadas con las respuestas más comunes para la mayoría de los contribuyentes, sin embargo, las preguntas deben revisarse para asegurar que las respuestas sean correctas para la situación de este contribuyente. Ajuste según sea necesario.
- Seleccione Expenses
Elija entre las dos opciones de menú basadas en (a) si el contribuyente está usando kilometraje estándar o gastos reales para determinar su deducción por gastos de automóvil y camión, y (b) si están obligados a presentar el Formulario 4562:
- Car & Truck (Std Mileage Rate - Form 4562) - Seleccione si el contribuyente está usando kilometraje estándar y está obligado a presentar el Formulario 4562. Ingresará los kilometrajes y otra información para la sección de Propiedad Listada del Formulario 4562.
- Car & Truck (Actual Expenses) - Este menú es un acceso directo al módulo de depreciación para ingresar información sobre el vehículo para calcular la depreciación y también ingresar sus gastos reales.
Si se está calculando depreciación, seleccione
- Depreciation Module - Seleccione New.
- Enter the Vehicle Information. Si el vehículo es Propiedad Listada, asegúrese de indicarlo e ingresar la información relacionada.
Nota: Esta es una guía para ingresar gastos de vehículos en el programa TaxSlayer Pro. No está destinada como asesoría fiscal.
Información Adicional:
Boletín de Rentas Internas: 2010-51
IRS: Instrucciones para el Formulario 4562
IRS: Publicación 463 - Gastos de Viaje, Regalos y Automóviles