En TaxSlayer ProWeb, puedes controlar lo que cada uno de tus preparadores puede hacer asignándoles un Rol. Los roles se configuran en el menú de Roles y Permisos bajo el menú de Configuración.
Cada Rol tiene casi cinco docenas de permisos que puedes configurar, dándote la flexibilidad de crear múltiples Roles que se pueden cambiar y asignar fácilmente según sea necesario.
Los permisos se otorgan usando ya sea deslizadores o casillas de verificación. Los deslizadores se utilizan para proporcionar acceso a ciertos menús en tu oficina ProWeb, mientras que las casillas de verificación se utilizan para proporcionar acceso a otros aspectos del programa.
Casilla con Marca
Una casilla con una marca otorga permiso.
Una casilla sin una marca no otorga permiso.
Deslizador
El deslizador a la derecha otorga permiso.
El deslizador a la izquierda no otorga permiso.
Aclaraciones
- Si se cambia uno o más permisos en un Rol, los cambios entrarán en vigor para un preparador asignado a ese Rol en su próximo inicio de sesión.
- Un preparador que no tiene un Rol asignado es el equivalente a tener un Rol con todos los permisos otorgados. Por lo tanto, el propietario de la oficina no necesita asignarse un Rol a sí mismo.
Creación de un nuevo Rol
Para crear un nuevo Rol, haz clic en el botón + NEW ROLE y dale un nombre al rol, por ejemplo, "Gerente" o "Preparador de declaraciones". Luego, haz clic en uno de los tres botones para indicar cómo te gustaría configurar inicialmente los permisos del rol:
- New Role - Con esta opción, el Rol se crea con todos los permisos otorgados. Luego, puedes eliminar permisos según sea necesario.
- Copy from an existing Role - Con esta opción, elegirás un Rol ya existente para configurar los permisos iniciales. (Usar este método ahorra tiempo si solo necesitas ajustar algunos detalles en los roles.)
- Copy from Template - ProWeb viene con cuatro plantillas con permisos predefinidos titulados Admin, Manager, Preparer y Limited Preparer, con Admin teniendo todos los permisos y Limited Preparer teniendo los permisos más limitados.
No importa qué método uses para crear inicialmente un Rol, puedes editar los permisos del Rol según sea necesario.
Guardando tu trabajo
Cuando hayas terminado de trabajar en un Rol, desplázate hasta la parte inferior de la ventana y haz clic en el botón gris SAVE para guardar tu trabajo.
Asignación de permisos
Una vez que hayas creado un Rol (o seleccionado editar un Rol), llegarás a la ventana de Permisos. Encima de la lista de permisos, hay dos casillas de verificación que debes tener en cuenta:
- Default Role - Haz clic en esta casilla para hacer que este Rol sea el rol predeterminado que se asignará inicialmente a un preparador recién agregado. (El Rol de un preparador siempre se puede cambiar posteriormente según se desee.)
- Select All - Si esta casilla tiene una raya o está en blanco, haz clic en ella para habilitar todos los permisos. Si está marcada, haz clic en ella para eliminar todos los permisos.
A continuación, se describen los permisos que puedes configurar para cada Rol.
Declaraciones de impuestos
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Create new tax returns
Si no está marcada, el preparador no podrá crear una nueva declaración de impuestos. -
Open and Edit tax returns
Si no está marcada, el preparador no podrá abrir y editar una declaración de impuestos. -
Delete tax return notes
Si no está marcada, el preparador no podrá eliminar las notas ingresadas en una declaración. -
Set tax return passwords
Si no está marcada, el preparador no podrá establecer una contraseña para restringir el acceso a una declaración, es decir, no verá "Configuraciones de privacidad" disponibles en el menú Herramientas. -
View Full taxpayer SSNs
Si no está marcada, los primeros cinco dígitos del Número de Seguro Social del contribuyente estarán enmascarados con X. -
Email tax returns
Si no está marcada, el preparador no verá la opción de enviar por correo electrónico en la sección de E-file de la declaración. -
Print tax returns
Si no está marcada, el preparador no verá la opción de imprimir una declaración en la Lista de Clientes. Tampoco podrá imprimir dentro de la declaración en las páginas de Resumen de Declaración o Resultados de Impresión. -
Transmit tax returns to the IRS
Si no está marcada, el preparador no podrá transmitir una declaración al IRS. -
Mark returns Ready to Review
Si no está marcada, el preparador no podrá marcar una declaración para revisión en la página de E-file. -
Review other preparers' returns
Si no está marcada, el preparador no verá la opción Revisar Declaraciones en el Menú Principal. -
Bypass marking for Review
Si no está marcada, el programa forzará que cada declaración creada por el preparador sea marcada para revisión al guardarse. -
Revert returns back to In Progress
Si no está marcada, el preparador no podrá cambiar el estado de finalización de una declaración. -
Mark returns Complete
Si no está marcada, el preparador no podrá marcar una declaración como completa. -
Mark returns Imperfect
Si no está marcada, el preparador no verá la opción para marcar una declaración como imperfecta. (Consulta aquí para más información.) -
Deactivate returns
Si no está marcada, el preparador no podrá desactivar una declaración (a través del menú Herramientas en la Lista de Clientes).
Client List
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Access Client List (current year)
Si no está marcada, el preparador no podrá ver la Lista de Clientes del año actual. -
Access Client List (previous years)
Si no está marcada, el preparador no verá la Lista de Clientes de años anteriores. -
View Client Status
Si no está marcada, el preparador no verá el Estado del Cliente en el menú lateral. -
View Refund Status on Client List
Si no está marcada, el preparador no podrá ver el estado de reembolso de una declaración. -
Limited Users can view Accepted returns in Client List
Si no está marcada, el preparador no verá las declaraciones aceptadas en la Lista de Clientes. -
Access Accepted returns in Client List
Si no está marcada, el preparador no podrá abrir una declaración aceptada (pero sí podrá verla). -
Access TaxesToGo Client List
Si no está marcada, el preparador no podrá acceder a las declaraciones en la cola de TaxesToGo personalizada.
Group Users
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Access Offices
Si no está marcada, el preparador no tendrá acceso a oficinas adicionales en el grupo.
Documents
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Clear signatures
Si no está marcada, el preparador no podrá borrar las firmas recogidas en una declaración. -
Access scanned documents
Si no está marcada, el preparador no podrá acceder a documentos escaneados en el menú Herramientas en la Lista de Clientes. -
Delete scanned documents
Si no está marcada, el preparador no podrá eliminar documentos escaneados en la oficina.
Reporting
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Edit Reports List
Si no está marcada, el preparador no verá el menú de Personalización de Informes en el menú de Configuración.
Fees
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Edit default Minimum Preparer Fee
Si no está marcada, el preparador no podrá alterar la tarifa mínima de preparación en el menú de configuración de Tarifas. -
Edit default Maximum Preparer Fee
Si no está marcada, el preparador no podrá alterar la tarifa máxima de preparación en el menú de configuración de Tarifas. -
Override Electronic Filing Fee during E-File
Si no está marcada, el preparador no podrá editar ninguna tarifa en la sección de E-file de la declaración. -
Override Minimum Preparer Fee during E-File
Si no está marcada, el preparador no podrá modificar la tarifa mínima de preparación en la sección de E-file de una declaración. -
Override Maximum Preparer Fee during E-File
Si no está marcada, el preparador no podrá modificar la tarifa máxima de preparación en la sección de E-file de una declaración. -
Override Calculated Preparer Fee during E-File
Si no está marcada, el preparador no podrá modificar la tarifa calculada de preparación en la sección de E-file de ninguna declaración.
Preparers
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Assign Roles to users
Si no está marcada, el preparador no podrá cambiar ni crear Roles. -
Change the Preparer assigned to a tax return
Si no está marcada, el preparador no podrá editar la información del preparador en la sección de E-file de una declaración.
Notifications
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Dismiss Message Center notifications
Si no está marcada, el preparador verá las notificaciones del menú principal como solo lectura.
Client Apps
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Send Customer Portal invites
Si no está marcada, el preparador no podrá ver ni utilizar la app Customer Portal en el programa. -
Import returns from Desktop
Si no está marcada, el preparador no verá la opción de Importar Declaraciones de Escritorio en el Menú Principal. -
Import returns from TaxesToGo
Si no está marcada, el preparador no verá la opción de Importar Usuarios de la App en el Menú Principal. -
View client App Chat History
Si está marcada, el preparador no podrá ver el historial de chat en el portal del cliente. -
Import returns from eAPI
Aplicable solo a unas pocas oficinas.
Premium Apps
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Access PrepCheck AI Chat
Si no está marcada, el preparador no verá PrepCheck en el menú del lado izquierdo.
Menus This Role Can Access
En ProWeb, aunque muchos menús están disponibles para todos, algunos menús pueden ser restringidos. Al configurar un Rol, el permiso para acceder a ciertos menús del programa se otorga mediante el uso de deslizadores. Si no se concede permiso en un Rol, el menú no se mostrará para el preparador asignado a ese Rol.
Se proporcionan dos botones para otorgar o denegar permiso para acceder a todos los menús que pueden ser restringidos:
De lo contrario, puedes otorgar o denegar permiso selectivamente para ver y acceder a estos menús:
Nota: Los Roles limitan lo que los preparadores pueden hacer o los menús a los que pueden acceder. Los menús restringidos y las funciones del programa no aparecerán en la vista del preparador en el programa. A veces, un preparador llama al Soporte Pro en busca de ayuda porque su acceso ha sido restringido, pero es el propietario de la oficina con quien deben hablar para cambiar una configuración en su Rol. Los agentes de Soporte Pro no pueden alterar los Roles a menos que estén asistiendo al propietario de la oficina.