Proteger la información de los contribuyentes debe ser una prioridad tanto para ti como preparador de impuestos como para cada empleado en tu oficina. Comprender y cumplir con tu responsabilidad de proteger la información de los contribuyentes mediante la implementación de medidas de seguridad no solo ayudará a prevenir el fraude y el robo de identidad, sino que también aumentará la confianza y credibilidad de los clientes.
La Comisión Federal de Comercio (FTC) ha desarrollado procesos específicos y mejores prácticas para preparadores de impuestos, procesadores de datos, sus afiliados y proveedores de servicios que participan significativamente en la prestación de productos o servicios.
- Asume la responsabilidad o asigna a una persona responsable de las medidas de seguridad.
- Evalúa los riesgos para la información de los contribuyentes en tu oficina, incluyendo tus operaciones, entorno físico, sistemas informáticos y empleados. Haz una lista de todos los lugares donde se guarda información de los contribuyentes (como computadoras, archivadores, bolsas y cajas que los contribuyentes puedan traer).
- Redacta un plan sobre cómo protegerás la información. Implementa las medidas de seguridad adecuadas. (No tener un plan escrito puede resultar en una investigación por parte de la FTC).
- Utiliza únicamente proveedores de servicios que también tengan políticas para mantener un nivel adecuado de protección de la información.
- Supervisa, evalúa y ajusta tu programa de seguridad conforme cambien tu negocio o tus circunstancias.
La Publicación 4557 te ayudará a:
- Preservar la confidencialidad y privacidad de los datos de los contribuyentes restringiendo el acceso y la divulgación;
- Proteger la integridad de los datos de los contribuyentes evitando modificaciones o destrucciones indebidas o no autorizadas;
- Mantener la disponibilidad de los datos de los contribuyentes proporcionando acceso oportuno y confiable, así como recuperación de datos.
Información adicional:
Publicación 4557, Protección de los Datos de los Contribuyentes (en inglés)
Plan de Seguridad de Datos para Oficinas de Impuestos / Preparadores