¿Qué son los Viáticos (Per Diem)?
Los Viáticos (Per Diem) es una asignación otorgada por un empleador que se utiliza para cubrir comidas, alojamiento y gastos incidentales de los empleados en viajes de negocios fuera de casa. Si estos pagos son gravables o no depende de si el reembolso se realiza bajo un plan rendible o un plan no rendible.
Plan Rendible vs No Rendible
Plan Rendible
- Los gastos deben tener una conexión comercial, es decir, pagados mientras se prestan servicios como empleado del empleador;
- Los gastos deben ser adecuadamente justificados dentro de un período razonable de tiempo;
- Cualquier dinero entregado por el empleador que no se haya gastado o no pueda ser justificado debe ser devuelto dentro de un período razonable de tiempo;
- Los fondos personales utilizados para gastos de negocios que excedan la dieta diaria se reportan en el Formulario 2106.
Plan No Rendible
- No se requiere que el empleado proporcione prueba de cómo se gastaron los fondos.
- Cualquier Viáticos (Per Diem) no utilizada no debe ser devuelta al empleador.
- Los fondos personales utilizados para gastos de negocios que excedan la dieta diaria se reportan en el Formulario 2106.
- El empleador reportará el total en la casilla 1 como salarios en el Formulario W-2 si se pagó cualquier reembolso u otra asignación de gastos al contribuyente.
Reporte en el Formulario 2106
El Formulario 2106 solo puede ser utilizado por los siguientes contribuyentes:
- Reservista de las Fuerzas Armadas
- Artista intérprete calificado
- Funcionario estatal o local con base en honorarios
- Empleado con gastos laborales relacionados con una discapacidad
Si el contribuyente está obligado a reportar sus Viáticos (Per Diem) en el Formulario 2106, hay dos opciones, un límite del 50% y un límite del 80%. Generalmente, el contribuyente puede deducir el 50% de sus gastos de comidas y entretenimiento de negocios, incluyendo comidas incurridas mientras está fuera de casa por negocios. Sin embargo, si el contribuyente es un empleado sujeto a los límites de horas de servicio del DOT, ese porcentaje se incrementa al 80% para comidas de negocios consumidas durante, o incidentales a, cualquier período de servicio para el cual esos límites están en efecto.
Para reportar los Viáticos (Per Diem), necesitará determinar si la asignación es mayor o menor que la tarifa federal de Viáticos (Per Diem). Las tarifas actuales de Viáticos (Per Diem) en los Estados Unidos continentales están aquí en el sitio web de la GSA. Si el monto total pagado por el contribuyente fue menor que la tarifa federal de Viáticos (Per Diem), no se reporta ninguna cantidad en la declaración de impuestos. Si la asignación fue mayor que la tarifa federal, entonces el empleador incluirá esta cantidad hasta la tarifa federal en la casilla 12 del Formulario W-2. Esto se reportará en la declaración de impuestos como si fuera ingreso salarial.
Para ingresar los Viáticos (Per Diem) en el Formulario 2106 en la declaración de impuestos individual en TaxSlayer Pro, desde el Menú Principal de la declaración seleccione:
- Deductions
- Itemized Deductions
- 2% Deductions & Job Expenses (2106)
- Employee Business Expenses - 2106 - Para una declaración que se presenta como MFJ, seleccione Contribuyente o Cónyuge, luego ingrese su ocupación y finalmente complete el resto del formulario.
Los conductores de camión que son trabajadores por cuenta propia o propietarios-operadores normalmente recibirán un Formulario 1099-MISC por la Viáticos (Per Diem) que se les pague.
Nota: Esta es una guía para ingresar los Viáticos (Per Diem) en la declaración de impuestos individual en el programa TaxSlayer Pro. No está destinada como asesoramiento fiscal.
Información Adicional:
Instrucciones para el Formulario 2106, Gastos de Negocios del Empleado
Publicación 463, Gastos de Viaje, Entretenimiento, Regalos y Automóvil