Si eres suscriptor de TaxSlayer Pro Premium, puedes usar un escáner de código de barras 2D portátil para capturar datos y tomar fotos de los documentos del contribuyente. TaxSlayer Pro es compatible con el modelo de escáner portátil Motorola / Symbol DS6707. Está disponible en muchos proveedores en línea.
La primera vez que insertes el enchufe USB del escáner en tu PC, es posible que se te pida instalar software adicional, así que sigue las indicaciones para actualizar la instalación de Windows en tu computadora.
IMPORTANTE: Nunca mires directamente al rayo láser.
En el modo de escaneo de documentos, el escáner solo toma una foto y no completa automáticamente ni lleva información a la declaración. Solo toma una foto y la guarda en la declaración y en PaperCut.
Configuración Premium
Para habilitar el uso de un escáner portátil en TaxSlayer Pro, desde el menú rápido selecciona:
- Configuration
- Configure Premium Options
- Add an Option to Scan Form W-2 2D Barcodes - Cambia de NO a SÍ.
Modos de Escaneo
El escáner DS6707 tiene dos modos: uno para tomar fotos y otro para escanear códigos de barras. El documento PDF "Snapshot-Mode" adjunto a este artículo se puede imprimir y usar para alternar entre los dos modos:
- Escanea el código de barras "Document Scan Mode" para usar el escáner para tomar fotos de documentos.
- Escanea el código de barras "Barcode Scan Mode" para escanear el código de barras en un W-2.
Para alternar entre modos, apunta el escáner al código de barras y presiona y suelta el gatillo para escanear el código. El código que escanees cambiará el escáner a ese modo.
Escaneo de un W-2 (Modo de Escaneo de Código de Barras)
Para escanear un código de barras W-2 en una declaración de impuestos, desde el menú principal de la declaración de impuestos selecciona:
- Income
- Wages, Salaries, Tips (W-2)
- Other button
- Scan Form W-2 2D Barcode - Escanea el código de barras, luego haz clic en Ok.
Se adjunta un W-2 de muestra para fines de prueba a este artículo.
Escaneo de Documentos (Modo de Escaneo de Documentos)
Selecciona el icono de PaperCut en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana de TaxSlayer Pro.
En la pestaña de declaraciones de impuestos, localiza y haz clic en el contribuyente cuyos documentos deseas escanear.
Haz clic en el botón azul de escaneo.
En la ventana "Select Scanner", haz clic en Motorola Scanner
En la ventana del escáner de PaperCut, asegúrate de que el escáner esté listado como disponible. En este ejemplo, el escáner aún no ha sido encontrado (nota que no hay nada listado bajo "Available Scanners"):
Si el escáner no ha sido encontrado, haz clic en "Rediscover Scanners". Es posible que necesites hacer clic más de una vez.
Cuando el escáner sea encontrado, verás "1 SNAPI" en el menú desplegable de escáneres disponibles.
Si el programa tiene problemas para encontrar el escáner, escanea el código de barras "Document Scan Mode" en la página de Snapshot-Mode, luego haz clic en "Rediscover Scanners" nuevamente.
Una vez que el escáner haya sido encontrado, selecciona el tipo de documento del que tomarás una foto:
El tipo de documento es para el propósito de nombrar la imagen para que sepas qué es. El tipo que selecciones se incluirá en el nombre del archivo de imagen junto con una marca de tiempo de cuándo se tomó la foto. Por ejemplo, un escaneo de un 1099-MISC se llamará "1099_Misc-xxx, donde xxx es la marca de tiempo de 14 dígitos (YYYYMMDDhhmmss).
Cuando hayas indicado el tipo de archivo y estés listo para escanear, haz clic en el botón Scan:
El escáner emitirá cuatro tonos y mostrará un marco láser. Centra el documento dentro del marco, y haz clic y suelta el gatillo. El escáner tomará una foto del documento.
El documento se guarda automáticamente en PaperCut. Si estás satisfecho con el resultado, puedes cerrar la ventana de escaneo, o escanear otro documento. Si no estás satisfecho con el resultado, haz clic en Scan nuevamente y toma otra foto.
En PaperCut, para ver los documentos que has escaneado, necesitarás actualizar la información del contribuyente en la ventana de PaperCut. Vuelve a seleccionar su nombre para actualizar la lista de documentos escaneados.
Escaneo y visualización de documentos dentro de la declaración
También puedes escanear un documento usando los mismos procedimientos anteriores pero desde dentro de la declaración de impuestos del cliente. Desde el menú principal de la declaración de impuestos selecciona:
- Personal Information
- Scan Documents - Sigue los mismos pasos anteriores.
Para ver los documentos en una declaración, desde el menú principal de la declaración de impuestos selecciona:
- Personal Information
- View Current Year Tax Return PDF(s) - Haz doble clic en la imagen o PDF que deseas ver, o haz clic una vez en el símbolo del ojo a la derecha del documento.
Nota: Un código de barras en un W-2 debe contener la misma información en el formulario, pero no siempre se imprimen correctamente. Siempre verifica que la información extraída del código de barras coincida con el W-2 de tu cliente. TaxSlayer Pro no es responsable de ninguna declaración enviada con información incorrecta.