TaxSlayer Pro Premium ofrece la posibilidad de enviar por correo electrónico una copia en PDF cifrada y protegida con contraseña de la declaración de impuestos de tu cliente utilizando PaperCut.
Antes de poder enviar por correo electrónico una copia de la declaración, esta debe haberse guardado en PaperCut. Guardar una copia en PDF de la declaración se puede hacer cómodamente desde cualquiera de hasta tres lugares, según lo configurado en Premium Options:
- En la declaración, bajo el menú View Results, selecciona (a) una de las opciones bajo "Print Return" o (b) una impresión personalizada bajo "Print Selected Forms/States". La pregunta "Do You Wish to Print the Return to PDF?" corresponde a PaperCut, así que responde Yes cuando se te pregunte.
- Al salir de una declaración marcada como completa, responde Yes a la pregunta "Do You Wish to Save the Return to Papercut?", luego selecciona la opción de impresión deseada.
- Al salir de la declaración y marcarla como completa, responde Yes a la pregunta "Do You Wish to Save the Return to Papercut?", luego selecciona la opción de impresión deseada.
Alternativamente, puedes agregar directamente una copia en PDF de la declaración a PaperCut para un contribuyente desde el menú Tax Returns.
Si has ingresado la dirección de correo electrónico del contribuyente en el menú Name & Address dentro de la declaración, se completará automáticamente el campo "To" en la ventana de redacción del correo electrónico.
Enviar una declaración de impuestos por correo electrónico en PaperCut
Para enviar una declaración de impuestos desde PaperCut, desde cualquier menú en TaxSlayer Pro:
- Selecciona el ícono de PaperCut
en la parte superior de la ventana de TaxSlayer Pro.
- En el menú lateral izquierdo selecciona E-Mail y luego Compose.
- Ubica al cliente al que deseas enviar el correo. Si tienes muchos clientes, la forma más fácil de encontrarlos es usar el campo de búsqueda en la parte superior derecha. Puedes ingresar, por ejemplo, parte de su nombre o los últimos cuatro dígitos de su SSN/EIN. Cuando encuentres al cliente, haz doble clic para abrir la ventana de redacción del correo.
- Completa los campos en la ventana de redacción del correo según sea necesario:
- To: La dirección de correo electrónico tomada del menú Name & Address en la declaración si está disponible, de lo contrario puedes ingresarla.
- From: Tu dirección de correo electrónico según lo ingresado en Premium Configuration. Puedes cambiarla si lo deseas.
- File Attachment - Haz clic en el menú desplegable y elige el archivo que deseas enviar. Se pueden agregar dos archivos adjuntos. Los nombres de archivo de las declaraciones incluyen la fecha y hora de impresión. Si no ves un archivo para adjuntar, significa que no se ha guardado uno en PaperCut para ese contribuyente.
- ZIP File Name: PaperCut asigna automáticamente el nombre del archivo como 20xx Tax Information, donde xx es el año en dos dígitos. Puedes cambiarlo si lo deseas.
- Encryption Password - Asigna una contraseña para cifrar el archivo que se enviará. La contraseña debe tener al menos 8 caracteres y debe contener al menos uno de cada uno de los siguientes: una letra mayúscula, una letra minúscula, un número y uno de estos cuatro caracteres especiales: !@%$ .
- Subject: Cámbialo si lo deseas.
- Message: Agrega un mensaje si lo deseas.
Cuando estés listo para enviar el correo electrónico, selecciona Send. Después de enviarlo, deberás comunicar la contraseña al contribuyente por separado.
En la configuración de Premium, si has configurado el correo electrónico de PaperCut para enviarlo indirectamente a través de TaxSlayer Pro, el correo se transmitirá al contribuyente a través de nuestros servidores seguros y será enviado desde TaxStatusNow. Si has configurado PaperCut para usar SMTP, el correo será enviado desde tu dirección.
Ver a quién has enviado correos
Para ver a quién has enviado correos, en PaperCut selecciona E-Mail y luego Sent Email.
Información adicional: