Uno de los rechazos más comunes en las declaraciones de impuestos presentadas electrónicamente ocurre cuando la combinación del Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y el nombre del contribuyente no coincide con los registros del IRS. El TIN puede ser el número de seguro social (SSN) para contribuyentes individuales o el número de identificación del empleador (EIN) para entidades.
Los datos en una declaración presentada electrónicamente incluyen un campo llamado control de nombre. Para un individuo con un SSN o ITIN, el control de nombre son las primeras cuatro letras de su apellido. Para una entidad con un EIN, el control de nombre son las primeras cuatro letras del nombre de la entidad, con la excepción de que el control de nombre para un EIN doméstico es las primeras cuatro letras del apellido del contribuyente.
Cuando una declaración de impuestos se presenta electrónicamente, el IRS compara cada SSN y ITIN (número de control) más el control de nombre contra una base de datos de todos los SSNs proporcionados por la Administración del Seguro Social y la base de datos de ITINs emitidos por el IRS. De igual manera, cada EIN y el control de nombre se comparan contra la base de datos de esos números emitidos por el IRS. Si la combinación del TIN y el control de nombre no coinciden, la declaración será rechazada.
El IRS utiliza los siguientes criterios al comparar los diferentes tipos de declaraciones presentadas electrónicamente:
Individuos
El IRS utiliza los siguientes criterios para establecer el control de nombre.
- El control de nombre consiste en hasta cuatro caracteres alfabéticos y/o numéricos.
- El guion (-) o un espacio en blanco son los únicos caracteres especiales permitidos en el control de nombre. Estos caracteres no pueden estar en la primera posición del control de nombre.
- El control de nombre puede tener menos, pero no más de cuatro caracteres. Los espacios en blanco pueden estar presentes solo en las últimas tres posiciones del control de nombre.
- Si un individuo tiene un apellido compuesto con guion, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primero de los dos apellidos.
- Para declaraciones conjuntas, independientemente de si los contribuyentes usan el mismo o diferentes apellidos, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del apellido del contribuyente principal.
Los siguientes ejemplos de control de nombre del IRS para individuos han sido proporcionados por el IRS:
| Nombre | Control de Nombre | Comentarios |
| Ralph Teak | TEAK | El control de nombre consiste en hasta cuatro caracteres alfabéticos. |
| Dorothy Willow | WILL | El control de nombre consiste en hasta cuatro caracteres alfabéticos. |
| Joe McCedar | MCCE | El control de nombre consiste en hasta cuatro caracteres alfabéticos. |
| Brandy Cedar-Hawthorn John Lea-Wren |
CEDA LEA- |
Cuando hay un apellido compuesto con guion, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primero de los dos apellidos. |
| Victoria Windsor-Maple | WIND | Cuando hay un apellido compuesto con guion, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primero de los dos apellidos. |
| Joseph Ash & Linda Birch | ASH | El control de nombre se basa en el contribuyente principal, que es el nombre listado primero en la declaración. |
| Edward & Joan Maple | MAPL | El control de nombre consiste en hasta cuatro caracteres alfabéticos. |
| Elena de la Rosa Juan del Valle |
DELA DELV |
Las frases en español "de", "De", "del" y "de la" se consideran parte del control de nombre. |
| Juan Garza Morales Maria Lopez Moreno |
GARZ LOPE |
Para nombres en español, cuando un individuo tiene dos apellidos, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primer apellido. |
| Sunny Ming Lo | LO | Para apellidos que tienen solo dos letras, los dos últimos espacios estarán "en blanco". |
| Kim Van Nguyen | NGUY | Los nombres vietnamitas a menudo incluyen Van (masculino) o Thi (femenino), ambos considerados un segundo nombre para el control de nombre. |
| Danette B | B | |
| Donald Vander Oak | VAND | |
| Otto Von Hickory Nabil Al Feyez Daniel P. Di Almond |
VONH ALFE DIAL |
Generalmente, nombres de contribuyentes como “Van,” “Von,” “Vander,” “Al,” “El,” “Abu” y “Di” se consideran parte del control de nombre individual. |
Sociedad (Formulario 1065) o LLC de un solo miembro (Anexo C (Formulario 1040))
El control de nombre que el IRS usualmente aplicará para una sociedad o una LLC de un solo miembro sigue el orden de selección:
- Para negocios "haciendo negocios como" (dba) o con un nombre comercial, use los primeros cuatro caracteres del dba o nombre comercial.
- Si no hay nombre comercial o de negocio, use los primeros cuatro caracteres del nombre de la sociedad (incluso si es el nombre de un individuo, como en una sociedad de abogados).
- Si la primera palabra es "The", deséchela a menos que esté seguida por solo otra palabra.
- Si el EIN fue asignado en línea (el EIN comenzará con uno de los siguientes dos dígitos: 20, 26, 27, 45, 46, 47,81, 82, 83, 84, 85, o 86), entonces el control de nombre para una sociedad se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres de la línea de nombre principal.
- Si los dos primeros dígitos del EIN son distintos de 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85, o 86, el control de nombre para una sociedad resulta del nombre comercial o de negocio de la sociedad. Si no hay nombre comercial o de negocio, un control de nombre resulta de las primeras cuatro letras del nombre de la sociedad. En el caso de una lista de socios seguida por la palabra sociedad o una abreviatura de la misma, use el apellido del primer socio en el Formulario SS-4 original, Solicitud de Número de Identificación del Empleador.
Los siguientes ejemplos de control de nombre del IRS para sociedades han sido proporcionados por el IRS:
| Nombre | Control de Nombre | Comentario |
| Rosie's Restaurant | ROSI | Cuando el negocio tiene un nombre comercial, se usan los primeros cuatro caracteres del nombre comercial. |
| Burgandy Olive & Cobalt Ptrs | BURG | Cuando no hay nombre de negocio o comercial, se usan los primeros cuatro caracteres del nombre de la sociedad. |
| The Hemlock | THEH | “The” no se descarta ya que está seguido por solo otra palabra. |
| John Willow and James Oaks Partnership (EIN asignado en línea) | JOHN | Cuando el EIN fue obtenido en línea, el control de nombre para una sociedad se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres de la línea de nombre principal. |
| A.S. Green (The) Oak Tree | OAKT | Dado que esta entidad usa un nombre comercial, se usan los primeros cuatro caracteres del nombre comercial. “The” se descarta porque está seguido por más de una palabra. |
| K.L. Black & O.H. Brown | BLAC | En el caso de una lista de socios seguida por la palabra sociedad o una abreviatura, se usa el apellido del primer socio en el Formulario SS-4 original, Solicitud R0000-901-01 de Número de Identificación del Empleador. |
| Bob Orange and Carol Black et. al. Prs dba The Merry Go Round | MERR | Para negocios "haciendo negocios como" (dba) o con un nombre comercial, se usan los primeros cuatro caracteres del dba o nombre comercial. “The” se descarta porque está seguido por más de una palabra. |
Corporaciones (Formularios 1120, 1120-S)
El control de nombre para una corporación son las primeras cuatro letras del nombre de la corporación.
| Nombre | Control de Nombre | Comentario |
| The Meadowlark Company | MEAD | “The” se omite ya que está seguido por más de una palabra. |
| The Flamingo | THEF | “The” no se descarta ya que está seguido por solo otra palabra. |
| George Giraffe PSC | GEOR | Las reglas de control de nombre corporativo se aplican cuando el nombre de la corporación contiene abreviaturas como PC (Corporación Profesional), SC (Corporación Pequeña), PA (Asociación Profesional), PS (Servicios Profesionales) o PSC (Corporación de Servicios Personales). |
| Kathryn Canary Memorial Foundation | KATH | Cuando el nombre de la organización contiene las palabras "Fund" o "Foundation", se aplican las reglas de control de nombre corporativo y se usan los primeros cuatro caracteres del nombre. |
| Barbara J. Zinnia ZZ Grain | ZZGR | Cuando aparece el nombre de un individuo y un nombre corporativo, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del nombre de la corporación. |
Fideicomisos, Patrimonios, Fideicomisarios (Formulario 1041)
El control de nombre para un patrimonio es normalmente los primeros cuatro caracteres del apellido del fallecido y el apellido del fallecido debe tener la palabra "Estate" después de los primeros cuatro caracteres en la línea de nombre principal de la declaración. Si el EIN fue asignado en línea (el EIN comenzará con uno de los siguientes dos dígitos: 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85, o 86), entonces el control de nombre para el patrimonio se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres del primer nombre en la línea de nombre principal.
El control de nombre para fideicomisos y fideicomisarios se aplica en el siguiente orden de selección:
- Los controles de nombre para fideicomisos individuales se crean a partir de los primeros cuatro caracteres del apellido del individuo.
- Para corporaciones establecidas como fideicomisos, use los primeros cuatro caracteres del nombre corporativo.
- Si el EIN fue asignado en línea (el EIN comenzará con uno de los siguientes dos dígitos: 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85, o 86), entonces el control de nombre para el fideicomiso se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres del primer nombre en la línea de nombre principal. Frases iniciales como "Trust for" o "Irrevocable Trust" se ignoran.
- Si los dos primeros dígitos del EIN son distintos de 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85, o 86, el control de nombre para el fideicomiso resulta del nombre de la persona en cuyo nombre se establece la cuenta del fideicomiso o fideicomisario.
Los siguientes ejemplos de control de nombre del IRS para patrimonios y fideicomisos han sido proporcionados por el IRS:
| Nombre | Control de Nombre | Comentario |
| Howard J. Smith Dec'd Howard J. Smith, Estate |
SMIT | Cuando el negocio tiene un nombre comercial, se usan los primeros cuatro caracteres del nombre comercial. |
| Howard J. Smith Dec'd Howard J. Smith, Estate (EIN asignado en línea) |
HOWA | Dado que el EIN fue asignado en línea, el control de nombre para el patrimonio se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres del primer nombre en la línea de nombre principal. |
| Michael T Azalea Revocable Trust | AZAL | Los controles de nombre para fideicomisos individuales se crean a partir de los primeros cuatro caracteres del apellido del individuo. |
| Sunflower Company Employee Benefit Trust | SUNF | Para corporaciones establecidas como fideicomisos, se usan los primeros cuatro caracteres del nombre corporativo. |
| Jonathan Periwinkle Memory Church Irrevocable Trust (EIN asignado en línea) | JONA | Si el EIN fue asignado en línea, entonces el control de nombre para el fideicomiso se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres del primer nombre en la línea de nombre principal. |
| Trust for the benefit of Bob Jones (EIN asignado en línea) | BOBJ | Si el EIN fue asignado en línea, entonces el control de nombre para el fideicomiso se desarrolla usando los primeros cuatro caracteres del primer nombre en la línea de nombre principal. |
| Trust for the benefit of Bob Jones | JONE | Los controles de nombre para fideicomisos individuales se crean a partir de los primeros cuatro caracteres del apellido del individuo. |
Organizaciones Exentas (Formulario 990)
El control de nombre para una organización exenta es el siguiente:
- La única organización que siempre debe abreviarse es "Parent Teachers Association". El control de nombre será "PTA" más la primera letra del nombre del estado en el que se encuentra la PTA.
- El control de nombre para un capítulo local o sucursal de una organización nacional son los primeros cuatro caracteres del nombre de la organización nacional.
- Use el nombre de la organización nacional si hay un Número de Exención de Grupo.
- Para iglesias y sus subordinados (como un hospital o asilo), el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del nombre legal de la iglesia o subordinado.
- Las palabras Kabushiki Kaisha o Gaisha son la traducción japonesa de las palabras "compañía anónima" o "corporación". Si estas palabras aparecen en la línea de nombre, deben moverse al final de la línea de nombre.
Los siguientes ejemplos de control de nombre del IRS para organizaciones exentas han sido proporcionados por el IRS:
| Nombre | Control de Nombre | Comentario |
| Parent Teacher Association Congress of Georgia | PTAG | La única organización que siempre debe abreviarse es "Parent Teachers Association". El control de nombre será "PTA" más la primera letra del nombre del estado en el que se encuentra la PTA. |
| Church of All | CHUR | El control de nombre son los primeros cuatro caracteres del nombre legal de la iglesia. |
| Green Door Kabushiki Kaisha | GREE | Las palabras Kabushiki Kaisha o Gaisha son la traducción japonesa de las palabras "compañía anónima" o "corporación". Si estas palabras aparecen en la línea de nombre, deben moverse al final de la línea de nombre. |
Información Adicional:
Publicación 1586 del IRS - Requisitos para Nombres/TINs Faltantes o Incorrectos